1. Rekisterinpitäjä
Visit Peace (2983703-1)
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Essi Nousu, Visit Peace
essi@visitpeace.fi
p. 045 662 0005
3. Rekisterin nimi
Visit Peace henkilötietorekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisteri sisältää asiakkaan käynti-, hoito- ja tutkimustiedot, jotka rekisteröidään Ajas-asiakastietojärjestelmään ja/tai säilytetään paperimuodossa.
Henkilötietorekisteriä käytetään asiakassuhteen edellyttävien palveluiden tuottamiseen ja laskutukseen sekä rekisterin pitäjän oman toiminnan tilastointiin ja suunnitteluun. Rekisterin tietoja voidaan käyttää myös Visit Peacen mainonnan kohdistamiseen luovuttamatta henkilötietoja ulkopuolisille tahoille.
Visit Peace saattaa käyttää asiakas- ja palvelusuhteen ylläpitämiseen yhteistyökumppaneita. Osa rekisteritiedoista saatetaan siirtää yhteistyökumppanin palvelimille teknisten vaatimusten vuoksi. Tietoja käsitellään ainoastaan Visit Peacen asiakassuhteen ylläpitämiseen teknisten rajapintojen kautta.
5. Rekisterin tietosisältö
Henkilötiedot ovat salassapidettäviä ja henkilökunnalla on salassapitovelvoillisuus. Henkilötietoja luovutetaan vain asiakkaan omalla suostumuksella tai hänen laillisen edustajansa suostumuksella tai erityislakiin nojaten. Asiakas voi milloin tahansa peruuttaa suostumuksensa tietojen luovuttamiseen. Kerättäviä tietoja ovat:
Nimi
Henkilötunnus (fysioterapia-asiakkaat)
Sähköpostiosoite
Puhelinnumero
Osoite (mahd. laskutusta varten)
Ajanvaraustiedot
Asiakkaan hoitoon hakeutumisen syyt
Terapeutin toteuttamat tutkimukset, diagnoosit, toteutettu hoito, jatkosuunnitelma
Asiakkaan antama palaute ja terapeutille lähetetyt kysymykset
Visit Peacella on käytössään seuraavat järjestelmät, joissa asiakastietoa säilytetään ja jotka kaikki ovat GDPR-asetuksen mukaisia :
Ajas, ajanvaraus- ja potilastietojärjestelmä
Mailchimp, sähköpostimarkkinoinnin järjestelmä
Lisäksi käytössä on paperiarkisto.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin talletettavat tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään. Tietoja kerääntyy myös terapeutin suorittamien toimintojen mukaan.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Jos rekisteröity tulee lääkärin lähetteellä, lähettäneelle lääkärille lähetetään tavallisesti palaute rekisteröidyn hoidosta. Palaute pitää sisällään:
Rekisteröidyn nimi ja henkilötunnus
Alkutilanne / tulosyy
Terapeuttien toteuttamat tutkimukset
Diagnoosi
Fysioterapiasuunnitelma ja toteutus
Lopputilanne ja jatkosuunnitelma
Rekisteröidyn oma arvio omasta hyvinvoinnista ennen ja jälkeen palvelun
Henkilötietoja voidaan luovuttaa ulkopuolelle niissä erityistapauksissa, jotka on sovittu yhdessä asiakkaan kanssa ja jotka liittyvät terapiaan. Tietojen luovutus perustuu rekisteröidyn suostumukseen ja se kirjataan hänen henkilötietoihinsa.
Muiden kuin fysioterapia-asiakkaiden tiedot poistetaan manuaalisesta arkistosta, kun asiakassuhde yhdessä sopien päättyy. Paperidokumentit hävitetään asianmukaisella tavalla.
8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
9. Rekisterin suojauksen periaaatteet
A) Manuaalinen aineisto
Paperisessa muodossa olevat henkilöasiakirjat säilytetään lukitussa huoneistossa, lukitussa arkistokaapissa.
B) Digitaalisesti käsiteltävät tiedot
Tiedot on tallennettu palveluntarjoajan ylläpitämään tietokantaan. Tietoverkko ja laitteisto, jonka kautta tietoja käsitellään ovat suojatut käyttäjätunnuksella ja salasanalla sekä palomuurein ja muin teknisin toimenpitein. Potilastietojärjestelmässä jokaisesta lomakkeen avauksesta tallentuu tietokantaan merkintä käyttäjästä.
Potilastiedot ovat salassa pidettäviä ja Visit Peacella on salassapitovelvollisuus kaikkeen potilaan hoidon yhteydessä saatuun tietoon.
10. Tarkastusoikeus
Jokaisella on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut tietonsa. Tarkastuspyynnön voi esittää henkilökohtaisesti käynnin yhteydessä tai lähettää kirjallisena rekisterin ylläpitäjälle. Henkilötietojen tarkastaminen tapahtuu yhdessä terapeutin kanssa.
11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella on oikeus vaatia rekisteriin tallennetun virheellisen tiedon korjaamista. Korjaamisvaatimuksen voi esittää henkilökohtaisesti käynnin yhteydessä tai lähettää kirjallisena rekisterin ylläpitäjälle.
12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus kieltäytyä vastaanottamasta Visit Peacen lähettämää tietoa yrityksen toiminnasta. Lisäksi rekisteröity voi kieltää terapeuttia lähettämästä hänelle sähköpostia. Kieltäytymisen voi ilmoittaa samalla kun antaa henkilötietonsa tai jälkikäteen henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai ilmoittamalla kirjallisesti rekisterin ylläpitäjälle tai poistumalla sähköpostilistalta itse.